공문서 작성법 | 예시 무료 양식

핵심 정보

공문서는 행정기관이나 기업·단체가 공식 의사를 전달할 때 사용하는 문서입니다. 형식이 조금만 틀려도 효력이 없거나 반려되는 경우가 있어, 처음 작성하는 분들이 특히 어려움을 호소하는 경우가 많습니다.

아래에서는 공문서의 기본 구성부터 작성 원칙, 자주 하는 실수, 무료 양식 다운로드 방법까지 안내합니다.

공문서란 무엇이고 왜 필요한가 행정업무는 대부분 문서로 이루어지며, 업무처리 결과 보존, 행정기관의 의사표시 증거, 의사소통이 대화만으로 불충분한 경우 등 다양한 상황에서 문서가 필요합니다.

공문서 양식이란 기관이나 회사가 공식적으로 의사소통하거나 요청·보고·협조 등을 위해 작성하는 표준 문서 형식을 의미하며, 문서번호, 일자, 수신, 참조, 발신, 제목 등 일정한 항목을 갖추어 작성됩니다.

공문서의 기본 구성 – 두문·본문·결문 공문서는 두문, 본문, 결문으로 나누어집니다. 각 구역에 들어가는 내용을 아래에 정리했습니다. 두문: 발신기관명, 문서번호, 시행일자, 수신란(경유·수신·참조)이 포함됩니다.

공문을 기안한 행정기관명 또는 업체명을 기재하고 수신자명을 먼저 씁니다. 본문: 제목과 내용, 첨부 붙임 등을 작성합니다. 제목에는 해당 공문 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단명료하게 기재하고, 육하원칙에 따라 정확하게 기재합니다.

결문: 발신명의, 기안자, 협조자, 결재권자 직위나 직급 및 서명, 수신처란이 포함됩니다. 공개 여부를 구분하여 표시하고 우편번호를 포함한 상세 주소와 홈페이지 주소, 전자 우편 주소 등을 기재합니다.

수신·참조 작성 시 꼭 알아야 할 것 수신자는 항상 공문을 받을 곳의 해당 기관장을 씁니다. 기관장 명의로 오지 않은 문서는 공적인 효력이 없습니다. 참조는 실제로 문서를 받아 처리하는 곳으로, 실제 담당자나 담당 부서장으로 작성합니다.

수신기관이 둘 이상일 경우에는 수신 란에 ‘수신처 참조’라고 쓴 뒤, 결문 발신명의 아래에 수신처를 기입합니다. 항목 번호와 ‘끝’ 표시 규칙 공문서에서 가장 많이 틀리는 부분 중 하나가 항목 번호 체계와 ‘끝’ 표시입니다.

항목 순서는 1 → 가 → 1) → 가) → (1) → (가) →

① → ㉮ 순서입니다. 본문의 마지막 글자에서 2타(한글 1자, 영문·숫자 2자) 띄우고 “끝” 표시를 합니다. 첨부물이 있으면 붙임 표시문 다음에 한 글자(2타) 띄우고 “끝” 표시를 합니다. 표의 중간에서 기재사항이 끝나는 경우에는 기재사항의 마지막 다음 줄에 “이하 빈칸”이라고 표시합니다. 공문서 본문이 끝난 다음 표시하는 ‘붙임’ 다음에는 쌍점을 붙이지 않습니다. (예: 붙임: → 붙임) 공문서 작성 4대 원칙 공문서 작성의 핵심 원칙은 다음과 같습니다. 정확성: 정확한 용어 사용 및 문법에 맞게 문장을 구성하며, 올바른 표현으로 사실이 왜곡되지 않도록 작성합니다. 용이성: 상대방의 입장에서 이해하기 쉽고 알기 쉬운 용어로 작성하고, 구체적이고 개별적인 용어를 사용합니다. 성실성: 성의 있고 진실하게 작성하되, 상대방에게 불쾌감을 주거나 무시하는 듯한 표현은 피하고 적절한 경어를 사용합니다. 경제성: 표준 기안문 등 규정된 서식을 사용하며, 쉽게 내용을 파악할 수 있도록 1건 1매로 작성하는 것이 효율적입니다. 최근 달라진 공문서 작성 규정 기존 공문서 작성 시에는 본문 시작을 제목의 첫 글자와 같은 위치부터 시작해 시작점을 찾기 어렵고 불필요한 여백으로 인한 낭비가 발생한다는 지적이 있었습니다. 개선된 방식에서는 기안문서를 왼쪽 처음부터 띄어쓰기 없이 바로 시작하도록 변경되었습니다. 이 변경사항은 현재도 유효하게 적용 중입니다. 무료 공문서 양식 다운로드 방법 공문서 양식은 별도 비용 없이 구할 수 있는 공식 경로가 여러 곳 있습니다. 정부24 / 문서24: 행정기관 공식 서식을 HWP 형식으로 제공합니다. 비즈폼(bizforms.co.kr): 기안문 양식을 한글(HWP)과 워드(DOC) 형식으로 무료 제공합니다. 문서번호, 기안부서, 작성일, 제목, 기안 내용, 검토자 의견, 결재자 서명란, 첨부서류 목록 등이 포함됩니다. 예스폼(yesform.com): 기안문, 시행문, 협조전 등 다양한 공문 서식을 제공합니다. 공공기관 서식한글: 한컴과 행정안전부가 협력하여 8천여 종류의 신청·신고서식을 작성할 수 있는 무료 소프트웨어를 배포하고 있으며, 행안부 및 문서24 등 공공기관 누리집에서도 확인이 가능합니다.